仕事を進める上では、
どうしても断らなければいけない場面が出てくると思います。
たとえば会社のルールで受注ができない、であったり
ビジネスとして成り立たない、期限にどう考えても間に合わない、
リスクヘッジのため・・などいろいろなシチュエーションがあると思います。
なるべく、相手をいやな気分にさせずに、
円滑にビジネスを進めるためのポイントや
考え方を挙げてみました。
こんなときどうする？
1.相手に伝える手段は？
2.相手によってどう対応を変えてみるか
3.エビデンスを残す
1.相手に伝える手段
電話orメール、
直接会う、テレビ会議などあると思います。
断る際はおそらく急を要する事態であることが多いので、
直接会いに行くのは一見丁寧そうに見えますが
会えなかったら時間は過ぎていきますので、まずは電話がよいでしょう。
そして、
・理由
・断る場合の代替え案を用意しましょう。
理由と代替え案を持った上で、
相手と話すと納得してもらいやすいです。
2.相手によってどう対応を変えてみる
自分の正義が、相手の正義とは限りません。
想定した反応と異なる反応が返ってくることもあります。
どう対処すればよいか？ですが、
たとえば
・礼儀をとにかく大事にする人
・外出が多く、忙しくしている人
・実は他にも声かけているから気にしてない人
など
毎回同じ相手とやり取りをしているわけではないので、
電話とメールを組み合わせたり
説明が難しいことであればテレビ会議で画面を見せながら説明したりなど
相手の状況を想像しながら
対応を検討してみましょう。
3.エビデンスを残す
電話で伝えたことをメールでも残しておきましょう。
・今回のお詫びと、
・次回はこういう点でお手伝いさせていただきたいという点を
丁寧に伝えましょう。
