メールが溜まったときタスクの抜け漏れを防ぐコツ

メールの受信数、すごく多いですよね・・
テレワークになってから余計に多いと思います。

2021年の調査によると、
1日平均は送信「13.63通」、受信「51.1通」と言われています。
『ビジネスメール実態調査2021』一般社団法人日本ビジネスメール協会

打合せで2時間ほど席を外している間に、
あっという間に10通溜まっていた・・なんてことは
よくあると思います。

メールが溜まってしまったとき慌てずに抜け漏れなく処理するための
ポイントをいくつか紹介します。

今すぐ見るべきメールかどうかを判断するために
優先度をつけるという意味で実施をします。

Outlookの場合、
クライアント名でフォルダを作ります。
同じクライアントで複数の案件・施策が走るときは
さらにフォルダを新規で作って分けておくとよいでしょう。

つまり、自分もメールを送るときは必ず件名に「クライアント名」を入れるように
心がける必要があります。

慣れるまでは件名に入れることを忘れてしまうこともありますが、
件名にクライアント名が入って、メール振り分けがきれいになると
非常に見やすく、優先度がつけやすくなり仕事が早くなります。
そして、件名にクライアント名が入らないメールが誰かから来ると少し違和感が出てくると思います。

余談が長くなりましたが、ここからは優先度のつけ方を説明します。

①まず、企業からのお知らせメールやメルマガは、
メールの件数を圧迫してしまうのでメルマガフォルダなどにまとめておきましょう。
優先度は低とします。
ここは、「見ない」と判断し、即座に省く部分とします。

②次に、クライアント名で振り分けたフォルダのメールを順に見ていきます。
ここを最優先でさばいていきます。
特に直近で動いていたクライアントから見ていきます。
メールを読んでいて解釈に不安な部分があれば、その場で相手に電話をかけて
すぐにすり合わせをさせてもらいましょう。

管理職の方などは、全メール受信していたりすると思うので
重要案件から見て、
全体を俯瞰して見て不穏なやり取りがないかチェックしていくとよいと思います。

③最後に、振り分けがされなかった受信ボックスを見ていきます。
新規案件や社内のお知らせなどがここに振り分けられているはずなので、
新しい案件のメールからさばいていきます。

社内おしらせは後回しです。

新規案件に関しては締め切りがいつまでなのかを確認してから、
内容を読み込んでいきます。
新規は特にケアをしっかりしてあげるのがよいので、
不明点があれば電話をして即座にすり合わせをしましょう。

提案書の作りこみやなにかデザインを起こす必要があるときは、
テレビ会議をつなぎながら成果物のゴールを明確にしておくとよいでしょう。

定型文に関しての返信テンプレートを作っておくと早く処理ができます。
たとえば、発注メールや入稿メール、請求関連のメールは毎回一緒の型になると思うので
自分用のタスク管理するスプレッドシートやエクセルに、
テンプレートを貼り付けておきましょう。

どのようにメールを書いたらよいか部下に迷わせないように
社内で、決まったテンプレートを用意していくのも良いです。

よく使う言葉は、2文字くらいの短縮語で
単語登録もしておくとタイピングが早くなります。

お疲れ様です。なら「おつ」で変換。
お世話になっております。なら「おせ」で変換。
です。

メールの書き方は千差万別なので、
時には相手の指示内容が分かりにくかったり、
一つのメール内に複数の指示が混ざっていたり、
挙句の果てには違うクライアントの内容が一つのメールに
まとまっていたりします。

こういう状況は、特にタスク漏れを起こしやすいです。

そんなときは、

たとえば、項目としては
・クライアント名
・内容
・相手からいつ指示が来たか
・誰かに依頼するものであればいつ指示したか
・締め切りはいつでお願いをしたか
・最終締め切りはいつか
・完了/未完了タスク
を挙げておくと良いです。

リスト化しておくと、
完了していないタスクをフィルタで抜き出すことができますので、
毎日仕事が終わる前にこのリストをチェックして
・自分が締め切りを守れているか
はもちろん可視化できます。
さらに、
・誰かに依頼した仕事があれば、締め切りどおりに進行しているか
も確認しておきましょう。
相手が締め切りを守らないのが悪いのですが、
あとで自分が慌てることになるので前もって予測を立てておくのをおすすめします。

以上、メールが溜まったときに慌てずに処理して、
抜け漏れしないように予防するポイントでした。
３のタスクを分解して可視化するというのが、
結構頭をすっきりさせるポイントになるのでやってみてください。