パワポの容量を落とす

パワーポイント資料の添付は3MB以内が目安です。
ですが、たいして画像などを入れていない＆ページ数も少ないのに、
なぜか異様に容量が3MBが超えてしまうことがあります。

その際は、どこかにファイル容量を過大にしている原因が隠れているので
以下のポイントに沿って減らしていきましょう。

これはパワポデータに限らずですが、
相手にメールを送るときは3MB以内を目安にするよう、
毎回メール送信前にチェックする癖をつけましょう。

3MBを超えてしまうと、相手の会社のセキュリティによっては
・メールの受信自体ができない（メールブロックされ弾かれてしまう）
・メールの到着が遅延する
・相手のパソコンのスペックによっては開くのに時間がかかって、
確認を後回しにされたり、忙しいのに手を煩わせてきたという印象を与えてしまう。
というデメリットが発生します。

ですので、パワポ資料に限らずメール送信する前には、
必ず添付ファイルの容量をチェックしましょう。

画像をトリミングしたときに

余白部分（グレーの部分）を残したままにしてしまうことがあります。
残したままにすると、容量が圧迫します。（裏側に残っているイメージ）

そのようなときは、「図の圧縮」を使います。

「図のトリミング部分を削除する」で余白部分が削除されます。

まとめて複数の画像をトリミングしたいときは、
「この画像だけに適用する」のチェックを外せば一括で対応が可能です。

これは先ほどの「図の圧縮」と同じ画面で、圧縮する設定が可能です。

下から2つ目の「電子メール用」を選ぶことで、だいぶ圧縮されると思います。

複数の画像まとめて圧縮したい場合は、
「この画像だけに適用する」のチェックを外してください。

資料内であまりその画像が重要ではない際は、
画像の容量を圧縮することをおすすめします。

これはエクセルで作ったデータをパワポに貼り付ける際に、

元の書式を保持して貼り付けると起こります。

あとは、エクセルのデータを自動更新するように
パワポとリンクしているとかなり重くなります。

あとから数値をパワポ側で更新しないデータに関しては、
「図で貼り付け」でパワポに貼り付けることをおすすめします。

3まで確認していけば、だいたいは圧縮されるのですが
これはときどき盲点になっている部分です。

表示＞スライドマスタ
で確認ができるのですが、
よく提案書のパワポを使いまわしていて
何人ものデータが合わさると使っていないスライドが溜まっていきます。

そこに不要な画像が紛れていることがあるので、
注意しましょう。

また資料を使いまわしているときに、見落としやすいのが
このスライドマスタ内に取引先の名前が残ったままにしてしまうことです。

今回はパワポの容量を落とすことをお伝えしましたが
LPの提案やデザインをきれいに見せる場合など、どうしても3MBに落とせないこともあります。
その際は、Firestrageやdropbox、データ便などで圧縮をして
ダウンロード形式のファイルURLで送りましょう。